Documentbeheer is een proces waarbij verschillende soorten documenten (al dan niet elektronisch) worden opgeslagen, gelokaliseerd, bewerkt en gedeeld en dit op een manier die het meest effectief en efficiënt is.
Je kan spreken van een goed documentbeheersyteem wanneer het juiste document in de juiste versie beschikbaar is voor de juiste persoon op het ogenblik dat die persoon het nodig heeft.
Hoe pak je dit praktisch aan?
De kunst van een goed werkend documentbeheersyteem is om het transparant te maken, toegankelijk, luchtig en overzichtelijk.
Wat wil je uiteindelijk bereiken?
- Alle documenten moeten gesorteerd kunnen worden
- Ze moeten op een snelle manier gevonden kunnen worden
- Overbodige documenten moeten weg en gelijkgestemde documenten kunnen eventueel gecombineerd worden
Er moet een duidelijke lijn zijn in de benaming en het gebruik van de verschillende types documenten
Er dient een systeem te zijn om het hele beheer in stand te houden.
D.m.v. een documentbeheersyteem zorg je ervoor dat je een geüniformeerde manier hebt om documenten te classificeren en te bewerken en te bewaren.
Een efficiënte manier om tot een goed werkend systeem te komen is het gebruik van de 5S methode.
Aan de slag?
Download hieronder het handig stappenplan om een overzichtelijk en goed werkend documentbeheersysteem op te bouwen.
Reactie plaatsen
Reacties